StarMoney Business 12

Über 2.000 Banken und Zahlungsdienste in einer einzigen Anwendung verwalten? Das ist keine Zukunftsvision, sondern bereits heute mit StarMoney Business möglich.

Für Selbstständige, mittelständische Unternehmen und Vereine ist eine effiziente Finanzverwaltung jedoch oft eine große Herausforderung. StarMoney Business 12 bietet darüber hinaus nicht nur einen umfassenden Überblick über alle Finanzen auf einen Blick, sondern ermöglicht auch bis zu 25 Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf das System.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Einsteiger StarMoney Business 12 optimal einrichten und von den umfangreichen Analyse- und Planungstools profitieren können. Von der grundlegenden Installation bis zur individuellen Anpassung der Kontoübersicht - hier erfahren Nutzer alles Wichtige für einen erfolgreichen Start.

Systemvoraussetzungen und Vorbereitung für StarMoney Business 12

Vor der Installation von StarMoney Business 12 müssen zunächst die technischen Voraussetzungen geprüft werden. Dies stellt nicht nur einen reibungslosen Betrieb sicher, sondern verhindert auch mögliche Datenverluste bei einem Umstieg von älteren Versionen.

Hardware- und Softwareanforderungen prüfen

Für die Installation von StarMoney Business 12 benötigen Anwender ein Windows-Betriebssystem. Die Software unterstützt verschiedene Installationsszenarien, darunter Einzelplatz, Netzwerk sowie Server/Client-Konfigurationen. Bei Netzwerk- oder Server/Client-Installationen gelten besondere Voraussetzungen, die vor der Einrichtung unbedingt überprüft werden sollten.

Besonders bei der Installation auf beschreibbaren Wechseldatenträgern wie USB-Sticks sind zusätzliche Anforderungen zu beachten. Weiterhin sollte vor der Installation sichergestellt werden, dass entsprechende Administratorrechte vorhanden sind, da diese für die Einrichtung erforderlich sind.

Daten aus StarMoney Business 10 oder 11 sichern

Vor dem Umstieg auf StarMoney Business 12 ist eine sorgfältige Datensicherung der Vorgängerversion unerlässlich. Hierfür bietet sich die Funktion "Komplettsicherung erstellen" an, die einfach über die Datenbankanmeldung/-verwaltung aufgerufen werden kann.

So erstellen Sie eine vollständige Datensicherung:

1. Melden Sie sich in StarMoney Business 10 oder 11 mit einem Benutzerkonto an, das über Administrator-Rechte verfügt

2. Öffnen Sie die "Datenbankanmeldung/-verwaltung" und klicken Sie auf "Komplettsicherung erstellen"

3. Wählen Sie einen Speicherort für die Sicherung (idealerweise auf einem externen Datenträger)

4. Bestätigen Sie den Vorgang mit "OK" bzw. "Ordner auswählen"

Ihre Benutzerdatenbank besteht aus mehreren Komponenten: den Datenbankdateien (mit den Endungen SDX und SDY), bei aktivierter Archivierung zusätzlich aus SDA-Dateien, sowie dem Ordner für abgefragte oder eingelesene Dokumente. Besonders wichtig ist die Datei "system.sdb", in der alle Benutzerkonten sowie Datenbankpfade gespeichert sind.

Zusätzlich sollten folgende Verzeichnisse gesichert werden:

• Der komplette Ordner "\Document" einschließlich aller Unterverzeichnisse

• Das Verzeichnis "\Reports" mit allen selbst erstellten Auswertungen

• Das Verzeichnis "\Journal" für die gespeicherten Journale

• Das Verzeichnis "\Restore" mit den letzten fünf Datenbanksicherungen

Nach der Installation von StarMoney Business 12 können Sie Ihre gesicherten Daten durch die Funktion "Komplettsicherung einspielen" wiederherstellen. Hierfür benötigen Sie allerdings das Datenbankpasswort, das bei der ursprünglichen Erstellung der Datenbank festgelegt wurde.

Das Dashboard optimal einrichten

Nach der Installation bietet StarMoney Business 12 zahlreiche Möglichkeiten, das Dashboard individuell zu gestalten. Die persönliche Einrichtung der Benutzeroberfläche hilft dabei, einen schnellen Überblick über die wichtigsten Finanzdaten zu erhalten.

Übersichtsseite personalisieren

StarMoney Business 12 ermöglicht die Einrichtung von bis zu 10 parallelen Übersichtsseiten. Jede Seite ist über einen eigenen Reiter mit individuell vergebenem Namen aufrufbar. Um eine neue persönliche Übersicht zu erstellen:

1. Wechseln Sie zur Übersichtsseite und klicken Sie auf den "+"-Reiter

2. Vergeben Sie einen Namen für die neue Konfiguration

3. Wählen Sie die gewünschten Container aus

4. Bestätigen Sie mit "Hinzufügen"

Die ausgewählten Container lassen sich anschließend per Drag & Drop frei auf der Übersichtsseite anordnen. Dadurch können Anwender ihre wichtigsten Finanzinformationen nach Bedarf platzieren.

Wichtige Finanzinformationen auf einen Blick

Das Finanz-Dashboard stellt die wichtigsten Finanzkennzahlen übersichtlich dar und zeigt, wo das Unternehmen finanziell steht. Über den Menüpunkt "Einstellungen/Übersicht" lässt sich festlegen, welche Elemente angezeigt werden:

• Finanzstatus: Zeigt die finanzielle Gesamtsituation anhand ausgewählter Konten

• Umsatzliste: Bezieht sich auf die in der Kontenliste ausgewählten Konten

• Grafische Auswertungen: Stellen relevante Finanzdaten visuell dar

Die Containerhöhe kann individuell angepasst werden – wahlweise als kleine, mittlere oder hohe Ansicht, alternativ auch mit benutzerdefinierter Pixelhöhe. Zudem kann eingestellt werden, ob Listeneinträge per Einfach- oder Doppelklick geöffnet werden sollen.

Kontoübersicht anpassen

Die zentrale Kontenliste dient nicht nur der Übersicht über einzelne Konten und Kontosalden, sondern fungiert gleichzeitig als Filter für die gesamte Übersicht. Alle Informationen auf der Übersichtsseite – von Finanzkennzahlen bis hin zu Auswertungen – werden in Abhängigkeit der ausgewählten Konten oder Kontogruppen angezeigt.

Um die Kontoübersicht zu optimieren:

• Wechseln Sie zu "Einstellungen/Übersicht" und öffnen Sie die Karteikarte "Kontenliste"

• Bestimmen Sie, welche Konten angezeigt werden sollen

• Legen Sie die Reihenfolge der angezeigten Konten fest

• Sortieren Sie wichtige Konten per Drag & Drop an die gewünschte Position

Darüber hinaus kann auch die Anzeige im Finanzstatus konfiguriert werden, etwa ob nicht eingerichtete Kontoarten angezeigt oder das Balkendiagramm ausgeblendet werden soll.

Effiziente Dokumentenverwaltung konfigurieren

Die digitale Verwaltung von Geschäftsdokumenten gehört zu den praktischsten Funktionen von StarMoney Business 12. Zahlreiche Anbieter wie Versicherungen, Banken und Telekommunikationsunternehmen stellen ihre Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge mittlerweile digital zur Verfügung. StarMoney Business 12 bietet hierfür eine leistungsstarke Dokumentenverwaltung.

Digitale Ablage für Rechnungen und Verträge einrichten

Die Dokumentenverwaltung in StarMoney Business 12 ist in vier Bereiche unterteilt und ermöglicht eine übersichtliche Organisation aller wichtigen Unterlagen. Zunächst findet man die Toolbox mit den einzelnen Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten. Darüber hinaus lassen sich neue Ordner anlegen sowie Haupt- und Unterordner anzeigen. Außerdem kann eingestellt werden, ob Dokumente aus Unterordnern angezeigt werden sollen.

Besonders wichtig: Alle hinterlegten Dokumente werden sicher verschlüsselt gespeichert. Um Dokumente hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Per Drag & Drop die Dateien in den Bereich "Dokument hinzufügen" ziehen

2. Direkt in den entsprechenden Bereich klicken und die Datei auswählen

Die Zugriffsrechte auf Ordner lassen sich präzise steuern - hierbei kann festgelegt werden, welche Benutzerrollen den betreffenden Ordner öffnen und Dokumente hinzufügen dürfen.

Dokumente mit Umsätzen verknüpfen

Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente direkt mit Umsätzen zu verknüpfen. Dadurch lassen sich beispielsweise Rechnungen unmittelbar den entsprechenden Zahlungen zuordnen.

Um ein Dokument einem Umsatz zuzuordnen, müssen die Umsatzdetails geöffnet werden. Anschließend kann ein Dokument an diesem Umsatz hinterlegt werden. Das hinterlegte Dokument erscheint dann auch in der Dokumentenverwaltung im Ordner "StarMoney Dokumente" im entsprechenden Konten-Unterordner.

Beim Erstellen eines Zahlungsauftrags können Rechnungen direkt eingelesen und mit dem späteren Umsatz verknüpft werden. StarMoney Business 12 unterstützt dabei verschiedene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD-Dateien sowie gängige Bildformate wie PNG, GIF, JPEG und TIFF.

Automatische Kategorisierung von Dokumenten

Parallel zur Dokumentenverwaltung bietet StarMoney Business 12 eine automatische Kategorisierung von Umsätzen. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert, sodass möglichst alle Umsätze bereits einer Kategorie zugewiesen werden.

Die Kategorisierung hilft dabei, Umsätze thematisch zu bündeln und in Kombination mit den Auswertungsfunktionen den Überblick über die Geldgeschäfte zu behalten. Bei einem Kategorienreport werden alle Umsätze nach einzelnen Kategorien gruppiert angezeigt, wodurch sich Kostentreiber schnell identifizieren lassen.

Die Programmlogik lernt kontinuierlich dazu und wird immer zuverlässiger darin, die richtige Kategorie zu finden. Die automatische Kategorisierung kann bei Bedarf über die Kategorieverwaltung deaktiviert werden.

Analyse- und Planungstools nutzen

StarMoney Business 12 verfügt über leistungsstarke Analyse- und Planungstools, die bei der finanziellen Steuerung eines Unternehmens wertvolle Dienste leisten. Diese Funktionen ermöglichen eine präzise Übersicht über die aktuelle Finanzsituation sowie eine zukunftsorientierte Planung.

Finanzauswertungen einrichten

Die Auswertungsfunktionen bieten vielfältige Möglichkeiten zur Analyse des Finanzstatus. StarMoney Business stellt verschiedene Auswertungstypen bereit, darunter Stichtagssalden, Saldenentwicklung, Wertpapier-Gewinnentwicklung, Einnahmen-Ausgaben-Vergleich und Kategorienauswertungen. Zudem sind Kostenstellen-, Empfänger/Auftraggeber- sowie Umsatzsteuerauswertungen möglich.

Zum Einrichten der Finanzauswertungen:

1. Wählen Sie im Menü den Bereich "Auswertungen"

2. Bestimmen Sie den gewünschten Zeitraum für die Analyse

3. Wählen Sie zwischen verschiedenen Darstellungsformen wie Kontenverlauf oder Balkendiagramm

Bei der Kategorienauswertung werden nur bereits kategorisierte Umsätze berücksichtigt. Durch Antippen eines Kategoriesymbols öffnet sich eine Liste mit allen zugehörigen Umsätzen.

Liquiditätsplanung konfigurieren

Die Liquiditätsplanung gehört zu den Kernfunktionen des Cash Managements. Hierbei werden alle Zahlungseingänge und -ausgänge für einen bestimmten Zeitraum erfasst und saldiert. Dadurch entsteht ein klarer Überblick über die Liquiditätssituation, einschließlich möglicher Überschüsse oder Fehlbeträge.

Unter "Planung/Finanzplanung" können sowohl fixe als auch variable Einnahmen und Ausgaben dargestellt werden. Die Toolbox bietet verschiedene Funktionen wie Kontenauswahl, Zeitraumfestlegung sowie grafische Darstellungen von Einnahmen/Ausgaben, summiertem Überschuss und verfügbarem Geld.

Budgets erstellen und überwachen

Budgets helfen bei der Planung von Gewinn-und-Verlust-Rechnungen für verschiedene Projekte. Die Einrichtung erfolgt über das Menü "Planung" > "Budgets". Der Budget-Assistent führt durch den Erstellungsprozess:

1. Namen vergeben und relevante Kategorien auswählen

2. Zeitraum und Turnus festlegen (kontinuierlich oder einmalig)

3. Konten bestimmen, die im Budget berücksichtigt werden sollen

4. Den automatisch berechneten Budgetvorschlag prüfen und bei Bedarf anpassen

Besonders praktisch: Bei Budgetüberschreitungen informiert StarMoney Business automatisch und zeigt dies direkt in der Budgetübersicht sowie auf dem Dashboard an.

Kategorien für Einnahmen und Ausgaben anpassen

Die automatische Kategorisierung ist standardmäßig aktiviert und weist Umsätzen passende Kategorien zu. Dadurch wird die Zuordnung kontinuierlich verbessert, da die Software aus manuellen Zuweisungen lernt.

Zur Verwaltung der Kategorien stehen verschiedene Funktionen bereit: Neue Kategorien anlegen, bestehende entfernen, Details aufrufen oder die Zuordnung zurücksetzen. Außerdem kann unterschieden werden, ob Kategorien für fixe oder variable Umsätze verwendet werden – eine wichtige Unterscheidung für die Finanzplanung.

StarMoney Business 12 erweist sich als leistungsstarke Lösung für die professionelle Finanzverwaltung. Die Software bietet nicht nur grundlegende Funktionen zur Kontoverwaltung, sondern ermöglicht auch eine umfassende Dokumentenverwaltung sowie detaillierte Finanzanalysen.

Besonders hervorzuheben sind die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten des Dashboards sowie die intelligente Kategorisierung von Umsätzen und Dokumenten. Diese Funktionen tragen wesentlich dazu bei, den Überblick über die Unternehmensfinanzen zu behalten und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Liquiditätsplanung zusammen mit den Analyse-Tools bildet das Herzstück für eine zukunftsorientierte Finanzsteuerung. Durch die regelmäßige Nutzung dieser Werkzeuge können Unternehmen ihre Finanzen effektiv steuern und potenzielle Risiken frühzeitig erkennen.

Unternehmen, die ihre Finanzverwaltung optimieren möchten, finden in StarMoney Business 12 einen zuverlässigen Partner für ihre täglichen Finanzgeschäfte. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software gewährleistet dabei, dass sie auch künftigen Anforderungen an modernes Finanzmanagement gerecht wird.