So Erstellen Sie FileMaker-Lösungen: Der Praxis-Guide für Einsteiger

Über 100.000 zufriedene Kunden vertrauen bereits auf FileMaker-Entwicklung für ihre geschäftlichen Anforderungen.

Die Entwicklung individueller Geschäftsanwendungen mag zunächst komplex erscheinen, jedoch bietet Claris FileMaker eine benutzerfreundliche Plattform, die genau dafür konzipiert wurde.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Lösung in Deutschland oder weltweit eingesetzt werden soll - FileMaker-Entwicklung ermöglicht es Einsteigern, maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen, die perfekt auf ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Dieser praktische Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Anfänger ihre ersten FileMaker-Lösungen entwickeln können - von der Projektplanung bis zum erfolgreichen Deployment.

Projekt-Planung und Anforderungen

Strukturierte Projektplanung bildet das Fundament erfolgreicher FileMaker-Entwicklung. Eine Harvard Business Review Studie zeigt, dass Unternehmensprojekte durchschnittlich 27% Kostenüberschreitung aufweisen und 70% länger als geplant dauern.

Ziele definieren

Zunächst müssen klare Projektziele festgelegt werden. Ein Storyboard dient als grafisches Werkzeug zur Organisation und hilft dabei, grundlegende Anforderungen und Funktionen zu definieren. Darüber hinaus ermöglicht das Storyboard allen Beteiligten, ein gemeinsames Verständnis der Projektziele zu entwickeln.

Funktionale Anforderungen sammeln

Die Anforderungsanalyse umfasst mehrere zentrale Aspekte:

• IST-Analyse der aktuellen Prozesse

• SOLL-Analyse der gewünschten Funktionalitäten

• Dokumentation aller technischen Spezifikationen

• Festlegung der Benutzeranforderungen

Infolgedessen entsteht ein detailliertes Lastenheft, das die Gesamtheit der Anforderungen beschreibt. Die strukturierte Planung ermöglicht außerdem eine präzise Ressourcenzuweisung und Budgetierung der Kosten.

Projektumfang festlegen

Der Projektumfang muss klar definiert und dokumentiert werden. Schließlich müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Die zentrale Speicherung aller projektbezogenen Informationen spielt eine wichtige Rolle. Die FileMaker-Plattform bietet hierfür eine benutzerfreundliche Entwicklungsumgebung, die es ermöglicht, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse komplexe Datenbankstrukturen zu entwerfen.

Bei Änderungen des Projektumfangs ist eine klare Dokumentation und Kommunikation erforderlich, um unerwartete Budgeterhöhungen zu vermeiden. Die Projektmanagement-Software unterstützt diese Planung mit flexiblen Zeitplänen und Diagrammen sowie Aufgabenzuweisungen, die vom gesamten Team genutzt werden können.

Die Integration projektspezifischer Mediendaten vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Projektleitern erheblich. Durch die Verwendung von FileMaker können maßgeschneiderte Lösungen entwickelt werden, die genau auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Erste FileMaker-Lösung erstellen

Low-Code-Entwicklung ermöglicht auch Quereinsteigern, eigene Geschäftsabläufe mit FileMaker zu optimieren. Die Plattform bietet dabei einen praktischen Ansatz zur Softwareentwicklung, der nur minimale Programmierkenntnisse erfordert.

Kontaktverwaltung als Beispielprojekt

Die gFM-Business Open-Source Basis-ERP-Software dient als ideales Praxisbeispiel für den Einstieg in FileMaker. Diese kostenlose Plattform enthält bereits eine vollständige CRM-Lösung mit folgenden Kernfunktionen:

• Umfassende Adressverwaltung

• Kontaktpersonenmanagement

• Integrierte Aktionschronik

• Wiedervorlagenfunktion

• Dokumentvorlagensystem mit E-Mail-Integration

Darüber hinaus bietet die Software zusätzliche Module wie Artikel- und Lagerverwaltung sowie ein Rechnungssystem. Diese Funktionen ermöglichen Einsteigern, direkt in einer realen Geschäftsumgebung zu arbeiten und praktische Erfahrungen zu sammeln.

Die Entwicklungsumgebung von FileMaker unterstützt außerdem fortgeschrittene Funktionen wie Script-Trigger, die automatisch bestimmte Aktionen ausführen. Custom Functions automatisieren komplexe Berechnungen, während Layoutobjekte mit bedingten Formatierungen für dynamische Benutzeroberflächen sorgen.

Zunächst konzentriert sich die Entwicklung auf grundlegende Datenbankstrukturen. Infolgedessen können Entwickler die Lösung schrittweise um zusätzliche Funktionen erweitern. Die Integration externer Systeme wie E-Mail-Clients oder PDF-Generatoren erfolgt dabei nahtlos über die vorhandenen Schnittstellen.

Die Kontaktverwaltung lässt sich außerdem durch verschiedene API-Anbindungen erweitern. So ermöglichen REST-APIs die Verbindung zu CRM-Systemen, Finanztools oder anderen Datenbanken. Diese Flexibilität macht FileMaker zu einer zukunftssicheren Plattform für wachsende Geschäftsanforderungen.

Für die praktische Umsetzung stehen zahlreiche Beispieldateien und Anleitungen zur Verfügung. Diese demonstrieren bewährte Entwicklungsmethoden und helfen Einsteigern, typische Fallstricke zu vermeiden. Die offene Architektur ermöglicht dabei jederzeit Anpassungen und Erweiterungen der bestehenden Lösung.

Daten-Management implementieren

Die effiziente Verwaltung von Daten bildet das Rückgrat jeder FileMaker-Lösung. FileMaker Pro 2024 bietet umfassende Werkzeuge für Import, Validierung und Sicherung von Datenbeständen.

Import-Funktionen nutzen

FileMaker unterstützt verschiedene Dateiformate für den Datenimport. Zunächst können Daten aus Excel-Tabellen, CSV-Dateien und anderen gängigen Formaten importiert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Software drei wesentliche Importmethoden:

• Neue Datensätze hinzufügen

• Bestehende Datensätze aktualisieren

• Vorhandene Datensätze ersetzen

Die Integration externer Datenquellen erfolgt nahtlos über REST-APIs. Infolgedessen können Unternehmen Daten aus verschiedenen Systemen wie WooCommerce, Microsoft Dynamics 365 oder SAP S/4HANA synchronisieren.

Datenvalidierung einbauen

Die Implementierung von Validierungsregeln gewährleistet die Datenintegrität. Außerdem helfen diese Regeln dabei, Eingabefehler zu minimieren und die Konsistenz der Datenbank zu wahren.

FileMaker bietet fortschrittliche Validierungsmöglichkeiten:

• Feldspezifische Überprüfungen

• Automatische Formatierung

• Plausibilitätsprüfungen

• Pflichtfeldmarkierungen

Die Scripting-Engine ermöglicht zusätzlich die Automatisierung von Validierungsprozessen. Scripts können beispielsweise komplexe Überprüfungen durchführen und Benutzer bei fehlerhaften Eingaben warnen.

Backup-Strategien entwickeln

Eine durchdachte Backup-Strategie schützt vor Datenverlust. Mit FileMaker Server lassen sich automatisierte Sicherungskopien erstellen und verwalten.

Die Backup-Funktionalität umfasst:

• Automatische Sicherungen nach Zeitplan

• Versionierte Backups mit Historie

• Verschlüsselte Datenspeicherung

• Differenzielle Sicherungen

Für Ein- und Mehrdateienlösungen bietet FileMaker spezielle Backup-Routinen. Diese erstellen automatisch eine definierbare Anzahl von Sicherungskopien und gewährleisten so die Verfügbarkeit historischer Datenstände.

Die Integration von Cloud-Diensten erweitert die Backup-Möglichkeiten zusätzlich. Die SSL/TLS-Verschlüsselung sorgt dabei für maximale Sicherheit bei der Übertragung und Speicherung der Daten.

Benutzerfreundliche Funktionen

Effektive Suchfunktionen und intelligente Datensortierung sind entscheidende Komponenten professioneller FileMaker-Entwicklung. Die Implementierung dieser Funktionen ermöglicht Benutzern einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen.

Suchfunktionen einrichten

FileMaker bietet verschiedene Suchmethoden für unterschiedliche Anwendungsfälle. Zunächst lässt sich die Schnellsuche aktivieren, die automatisch alle relevanten Felder durchsucht. Darüber hinaus können Entwickler festlegen, welche Felder in der Suche berücksichtigt werden sollen.

Die Suchfunktionen umfassen drei wesentliche Komponenten:

• Schnellsuche für globale Textsuche

• Erweiterte Suchabfragen mit mehreren Kriterien

• Gespeicherte Suchvorgänge für häufig verwendete Abfragen

Für optimale Suchleistung empfiehlt sich die Beschränkung auf relevante Felder. Container-, Statistik- und Variablenfelder werden standardmäßig nicht durchsucht. Außerdem unterstützt FileMaker die Verwendung von Platzhaltern, wodurch die Suche flexibler gestaltet werden kann.

Filter und Sortierung implementieren

Die Sortierung von Datensätzen erfolgt nach benutzerdefinierten Kriterien. Infolgedessen können Daten chronologisch, alphabetisch oder numerisch angeordnet werden. Die Implementierung ermöglicht mehrere Sortierebenen, wobei die Datensätze zunächst nach dem ersten Kriterium und anschließend nach weiteren Feldern sortiert werden.

Schließlich bietet FileMaker verschiedene Sortieroptionen:

1. Aufsteigende oder absteigende Reihenfolge

2. Benutzerdefinierte Sortierung basierend auf Wertelisten

3. Automatische Neusortierung bei Datensatzänderungen

Die Filterung kann pro Spalte erfolgen, wodurch präzise "UND"-Verknüpfungen möglich sind. Für die Implementierung werden globale Felder verwendet, die als Filterkriterien dienen. Ein Script-Trigger aktualisiert die Ansicht automatisch bei Änderungen der Filtereinstellungen.

Die Sortiersprache lässt sich individuell anpassen, um sprachspezifische Sortierregeln zu berücksichtigen. Darüber hinaus können Entwickler die Unicode-Sortierung aktivieren, um sprachabhängige Regeln zu ignorieren.

Wiederholfelder werden nach dem Wert der ersten Wiederholung sortiert. Bei importierten Datensätzen zeigt die Statussymbolleiste "Teilsortiert" an, bis eine neue Sortierung durchgeführt wird. Die Systemformate beeinflussen dabei die Sortierung von Zahlen, Datums- und Zeitwerten.

Die Integration von Filter- und Sortierfunktionen erfolgt nahtlos in die Benutzeroberfläche. Entwickler können zusätzliche Fenster öffnen, um verschiedene Sortierungen parallel anzuzeigen. Außerdem lassen sich Sortiereinstellungen für Portale und Bezugsdatensätze separat konfigurieren.

Integration und Erweiterung

FileMaker bietet vielfältige Möglichkeiten zur Erweiterung und Integration mit externen Systemen. Die Flexibilität der Plattform ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen.

E-Mail-Integration

Die E-Mail-Funktionalität in FileMaker unterstützt sowohl lokale E-Mail-Clients als auch SMTP-Server. Zunächst können Entwickler zwischen drei wesentlichen Versandmethoden wählen:

• E-Mail-Client-Integration

• SMTP-Server-Anbindung

• OAuth 2.0-Authentifizierung

Darüber hinaus ermöglicht FileMaker das Versenden von E-Mails mit Dateianhängen direkt aus der Datenbank. Die Integration mit Microsoft Outlook bietet zusätzliche Funktionen wie Kontakt- und Kalendersynchronisation.

PDF-Erstellung einbinden

Die PDF-Integration erfolgt in FileMaker über interaktive Container. Infolgedessen können PDF-Dateien direkt in Datensätze eingebunden werden. FileMaker bietet zwei Optionen für die PDF-Speicherung:

1. Direkte Einbettung der PDF-Datei

2. Speicherung als Dateiverweis

Bei der Implementierung müssen Entwickler beachten, dass FileMaker WebDirect die Option "Nur als Verweis speichern" nicht unterstützt. Außerdem ermöglicht die Plattform die automatische PDF-Vorschau vor dem Import.

Externe Datenquellen anbinden

FileMaker ermöglicht die nahtlose Integration externer Datenquellen. Die Plattform unterstützt verschiedene Verbindungstypen:

• FileMaker-Datenquellen

• Claris Studio-Datenquellen

• ODBC-Datenquellen

Die Integration externer Datenquellen bietet umfangreiche Möglichkeiten:

• Tabellenauftritte im Beziehungsdiagramm erstellen

• Daten aus anderen Dateien in FileMaker-Feldern nutzen

• Ergänzungsfelder für ungespeicherte Berechnungen hinzufügen

• Externe Daten interaktiv bearbeiten

Die Flexibilität von FileMaker kann durch Plugins erheblich erweitert werden. Diese Erweiterungen ermöglichen zusätzliche Funktionen wie:

• Integration mit externen Systemen

• Erweiterte Berechnungsfunktionen

• Spezialisierte Druckoptionen

Custom Functions in FileMaker ermöglichen die Kapselung wiederkehrender Berechnungen. JavaScript-Integration erweitert die Plattform um interaktive Webanwendungen und dynamische Visualisierungen.

Die Entwicklungswerkzeuge in FileMaker Pro enthalten fortgeschrittene Funktionen:

• Dienstprogramm für eigene Funktionen

• Angepasste Menüs

• Script-Debugger

• Datenanzeige

• XML-Export

• Datenbank-Design-Reports

Für die ODBC-Integration müssen zunächst entsprechende Treiber installiert und DSNs eingerichtet werden. Die Verwaltung externer Datenquellen erfolgt zentral über das Dialogfeld "Externe Datenquellen verwalten".

Deployment und Wartung

Nach erfolgreicher Entwicklung einer FileMaker-Lösung steht die professionelle Bereitstellung und Wartung im Fokus. Die richtige Deployment-Strategie sichert den reibungslosen Betrieb der Anwendung.

Lösung für Benutzer bereitstellen

Zunächst müssen Entwickler die optimale Bereitstellungsmethode wählen. WebDirect ermöglicht den Zugriff über Browser ohne lokale Installation. Darüber hinaus bietet ein Windows Terminal Server eine kostengünstige Alternative für kleine Unternehmen mit 5-10 Benutzern.

Die plattformübergreifende Runtime-Datenbanklösung eignet sich besonders für Einzelplatzinstallationen. Außerdem können Entwickler die Sprache des Hauptwörterbuchs an die Benutzeranforderungen anpassen.

Bei der Bereitstellung über Terminal Server lässt sich die Anwendung als App-Streaming konfigurieren. Infolgedessen sehen Benutzer ausschließlich die FileMaker-Anwendung. Die Integration der Rechtschreibprüfung ermöglicht Benutzern das Hinzufügen eigener Wörterbücher in der Runtime-Anwendung.

Updates und Wartung planen

Ein strukturierter Wartungsplan umfasst verschiedene Kernaspekte:

• Regelmäßige Software-Aktualisierungen für maximale Sicherheit

• Updates von Betriebssystem und Gerätetreibern

• Aktualisierung zusätzlicher Software wie ODBC-Treiber

Service- und Wartungsverträge bieten Unternehmen garantierte Reaktionszeiten und monatliche Stundenkontingente. Die flexible Gestaltung ermöglicht eine individuelle Anpassung an spezifische Anforderungen.

Die Implementierung von Update-Scripts in der Primärdatei vereinfacht den Aktualisierungsprozess. Benutzer können dadurch ihre Daten exportieren und in die aktualisierte Lösung importieren.

Für die Datensicherheit sind regelmäßige Backups unerlässlich. Die Installation und Konfiguration des FileMaker-Servers umfasst die Einrichtung automatisierter Sicherungen. Diese können im Falle eines Datenverlusts schnell wiederhergestellt werden.

Die kontinuierliche Wartung beinhaltet:

• Leistungsoptimierungen des Servers

• Behebung auftretender Probleme

• Anpassung an neue Geschäftsanforderungen

Funktionstests in verschiedenen Entwicklungsphasen stellen sicher, dass alle Komponenten wie vorgesehen arbeiten. Die Überprüfung umfasst Dateneingabe, -verarbeitung und -anzeige.

Benutzertests bewerten die Effizienz aus Anwendersicht. Sicherheitsüberprüfungen schützen vor unbefugtem Zugriff. Die Optimierung von Layouts verbessert die Benutzerfreundlichkeit auf verschiedenen Geräten.

Ein fester Ansprechpartner für Support gewährleistet schnelle und unkomplizierte Hilfe bei Problemen. Die Wartung ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordert.

FileMaker-Entwicklung ermöglicht maßgeschneiderte Geschäftslösungen mit überschaubarem Aufwand. Strukturierte Projektplanung, effektives Datenmanagement und benutzerfreundliche Funktionen bilden dabei zentrale Erfolgsfaktoren.

Darüber hinaus bietet die Plattform umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen. Schließlich gewährleisten durchdachte Deployment-Strategien und regelmäßige Wartung den nachhaltigen Erfolg der entwickelten Lösungen.

Die Kombination aus leistungsstarken Funktionen und einfacher Bedienung macht FileMaker zur idealen Wahl für Unternehmen jeder Größe. Professionelle Planung und systematische Umsetzung führen dabei zu robusten Anwendungen, welche sich flexibel an wachsende Geschäftsanforderungen anpassen lassen.